Come creare una conference room in azienda, fatta a regola d'arte

C'è molto da considerare quando si progettano sale conferenze: la tecnologia, il posizionamento in ufficio, il design degli interni e molto altro ancora.
In un mondo lavorativo sempre più incentrato su open space, la sala conferenze si pone come una delle ultime aree rimaste per un incontro privato e produttivo.

È fondamentale, quindi, progettare gli spazi più adeguati e informarsi sulle attrezzature idonee. In definitiva, questo fa la differenza tra una stanza che è solo un altro posto in cui lavorare e uno spazio in cui la creatività e la collaborazione prendono vita.

Quando si progettano le aree di conferenza del proprio team, è importante considerare non solo i dipendenti e i clienti che utilizzeranno lo spazio, ma anche lo scopo. Ogni ufficio e ogni team è diverso e gli obiettivi di una riunione possono variare in base alle persone con cui ci si incontra e a cosa si sta lavorando. Altre considerazioni fondamentali riguardano la posizione della sala conferenze, la sua acustica e la tecnologia audiovisiva da adottare (o in dotazione).

La sala conferenze deve essere progettata per eventi principali, dalle 10 persone in su. A seconda della capienza del meeting room, servirà una tecnologia adatta. Molti team scelgono di integrare completamente le apparecchiature audiovisive nella conference room , senza passare per piccole sale riunioni.

La sala predestinata deve avere un idoneo rivestimento acustico per controllare il suono: niente eco, niente rumori di fondo, audio ben distinguibile, senza assorbimento. Dopo aver ottenuto l'acustica corretta, è importante pianificare correttamente i requisiti audiovisivi: le sale conferenze più piccole potrebbero richiedere un telefono come Polycom o Gigaset mentre le sale conferenze di medie dimensioni richiederanno anche funzionalità video e sistemi audio più complessi. Le sale riunioni dovrebbero essere ordinate per questo è bene pensare a sistemi di gestione cavi, soluzioni di archiviazione, contenitori adeguati per l'hardware e sistemi audiovisivi .

E' fondamentale inoltre che le sale abbiano un'ottima connessione internet. Gli ambienti di riunione collaborativi dovrebbero essere costruiti per essere funzionali, confortevoli e, soprattutto, propositivi e gli spazi dedicati alla conference room possono fare la differenza se progettati per le esatte esigenze aziendali.

Per questo è necessario comprendere bene le necessità dell'organizzazione e studiare gli spazi disponibili.

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